Empresas que emitem faturas em nome dos seus fornecedores devem garantir a existência de um acordo prévio e escrito — uma exigência legal expressa no artigo 36.º do Código do IVA e na Portaria n.º 363/2010.

A autofaturação (ou self-billing) é o procedimento através do qual o adquirente dos bens ou serviços emite a fatura em nome e por conta do fornecedor. Este regime é útil em situações em que o fornecedor não dispõe de meios próprios de faturação, ou quando o comprador centraliza o processo administrativo.

Contudo, esta prática só é válida se cumprir requisitos legais muito específicos, nomeadamente a existência de um acordo escrito entre as partes.

A obrigatoriedade do acordo escrito está expressamente prevista no artigo 36.º, n.º 11 do Código do IVA (CIVA):
– “Quando a fatura seja emitida pelo adquirente dos bens ou serviços em nome e por conta do fornecedor, deve existir um acordo prévio e escrito entre as partes, que defina as operações a que se aplica este procedimento e que estabeleça a obrigação de o fornecedor aceitar as faturas emitidas em seu nome.” (CIVA – artigo 36.º, n.º 11)

Adicionalmente, a Portaria n.º 363/2010, de 23 de Junho que regula os requisitos técnicos da faturação eletrónica e da autofaturação, reforça a mesma exigência:
– “Quando o adquirente dos bens ou serviços emita as faturas em nome e por conta do fornecedor, deve existir acordo prévio e escrito entre ambos, no qual sejam identificadas as partes e as condições em que o procedimento é adotado.” (Portaria n.º 363/2010, artigo 4.º)

Requisitos do acordo de autofaturação
De acordo com a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), o acordo de autofaturação deve conter, no mínimo:

1. Identificação completa do adquirente e do fornecedor (nome, NIF, morada).
2. Menção expressa de que as faturas serão emitidas pelo adquirente em nome e por conta do fornecedor.
3. Descrição das operações abrangidas (tipologia de bens ou serviços).
4. Aceitação expressa das faturas pelo fornecedor.
5. Período de vigência e condições de revogação do acordo.
6. Assinaturas de ambas as partes.

Segundo o Ofício Circulado n.º 30136/2012 da DSIVA, o acordo deve ainda ser comunicado à Autoridade Tributária através do portal e-fatura e mantido em arquivo por 10 anos.

Consequências do incumprimento
A ausência de um acordo escrito válido pode levar a que as faturas emitidas pelo adquirente não sejam reconhecidas fiscalmente, podendo:
– Ser recusada a dedução do IVA nelas mencionado;
– Ser considerada faturação irregular, com risco de coimas previstas no Regime Geral das Infrações Tributárias (RGIT).

A autofaturação é uma ferramenta legítima e eficiente, mas só produz efeitos fiscais válidos se suportada por um acordo escrito prévio e formalmente comunicado à AT.
Empresas e profissionais devem garantir que este documento cumpre todos os requisitos legais, assegurando a transparência e validade fiscal das suas operações.

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