A aprovação anual de contas nas sociedades comerciais é um processo fundamental para garantir a transparência e a conformidade financeira, devendo as sociedades em Portugal cumprir as normas, os requisitos legais estabelecidos e observar os prazos legais para evitar penalidades.

A aprovação anual de contas é uma obrigação legal para todas as sociedades comerciais.

O processo envolve a análise e a aprovação das demonstrações financeiras, qualquer que seja o tipo de sociedade/empresa, inclui o balanço patrimonial, a demonstração de resultados e o relatório de gestão.

As sociedades civis sob forma comercial estão sujeitas à prestação de contas, também as sociedades anónimas europeias, as empresas públicas, as sociedades com sede no estrangeiro e representação permanente em Portugal (na parte respeitante à própria representação permanente) e os estabelecimentos individuais de responsabilidade limitada.

A aprovação de contas é essencial para garantir a transparência e a prestação de contas a sócios e acionistas, a fornecedores, a clientes, ao estado, banca e outras partes interessadas. A aprovação anual de contas ajuda a avaliar o desempenho financeiro da empresa e a identificar eventuais áreas de melhoria e atuação da sociedade.

O processo de aprovação anual de contas nas sociedades comerciais, em Portugal, geralmente, normalmente decorre assim:

• Preparação das demonstrações financeiras pela administração/gerência da sociedade
• Revisão das demonstrações financeiras pelo contabilista certificado e/ou auditor externo (caso aplicável)
• Convocação da Assembleia Geral de acionistas/sócios para aprovação das contas
• Apresentação das demonstrações financeiras aos acionistas/sócios durante a reunião de Assembleia Geral
• Discussão e votação para aprovação das contas da sociedade
• Elaboração pela sociedade da ata da reunião de Assembleia Geral, na qual serão exaradas as deliberações que aí sejam tomadas.

Após a aprovação das contas, é que se procede ao registo da prestação de contas, que é traduzido pelo depósito da informação que dela faz parte.

A obrigação de registo é cumprida através da entrega da IES (Informação Empresarial Simplificada), dando assim cumprimento às obrigações de entrega da declaração anual de informação contabilística e fiscal para com a Autoridade Tributária, a de prestação de contas com a Conservatória do Registo Comercial, para além da prestação de informação para fins estatísticos para com o INE, o Banco de Portugal e a Direção-Geral das Atividades Económicas.

Do registo de prestação de contas constará:

• ata de aprovação das contas do exercício e da aplicação dos resultados
• balanço, demonstração de resultados e anexo ao balanço e demonstração de resultados
• demonstração dos resultados
• demonstração das alterações no capital próprio/património líquido
• demonstração de fluxos de caixa
• anexo às demonstrações financeiras, a certificação legal das contas (caso aplicável)
• o parecer do órgão de fiscalização, quando exista.

Os prazos legais estabelecidos para a apresentação do registo da prestação de contas, que no caso das sociedades anónimas e das sociedades por quotas (unipessoais ou não), deve ser efetuado até ao 15.º dia do sétimo mês posterior à data do termo do exercício económico, por regra coincidente com o términus do ano civil, logo a prestação de contas deve ser registada até 15 de julho.

O não cumprimento dos prazos estabelecidos pode resultar em coimas e outras penalidades financeiras e demais consequências legais, incluindo a impossibilidade de distribuição de dividendos aos acionistas/sócios ou a conclusão de registos junto da Conservatória do Registo Comercial competente.