La aprobación anual de las cuentas en las sociedades comerciales es un proceso fundamental para garantizar la transparencia y el cumplimiento financiero, y las empresas en Portugal deben cumplir las normas, los requisitos legales establecidos y observar los plazos legales para evitar sanciones.
La aprobación anual de las cuentas es una obligación legal para todas las sociedades comerciales.
El proceso implica el análisis y aprobación de los estados contables, independientemente del tipo de empresa/corporación, incluyendo el balance general, el estado de resultados y el informe de gestión.
Están sujetas a la obligación de rendir cuentas las sociedades civiles en forma mercantil, así como las sociedades anónimas europeas, las sociedades anónimas, las sociedades con sede en el extranjero y representación permanente en Portugal (en la parte relativa a la propia representación permanente) y los establecimientos individuales con responsabilidad limitada.
La aprobación de las cuentas es esencial para garantizar la transparencia y la rendición de cuentas a los socios y accionistas, proveedores, clientes, el Estado, los bancos y otras partes interesadas. La aprobación anual de cuentas ayuda a evaluar el desempeño financiero de la empresa e identificar posibles áreas de mejora y acción por parte de la empresa.
El proceso de aprobación anual de cuentas en las sociedades mercantiles en Portugal se produce generalmente de la siguiente manera:
• Elaboración de estados financieros por parte de la dirección de la empresa.
• Revisión de estados financieros por contador público certificado y/o auditor externo (si aplica)
• Convocatoria de la Junta General de accionistas/socios para aprobar las cuentas
• Presentación de estados financieros a los accionistas/socios durante la reunión de la Asamblea General
• Discusión y votación para aprobar las cuentas de la empresa.
• Elaboración por la empresa del acta de la reunión de la Asamblea General, en la que constarán las decisiones allí tomadas.
Aprobadas las cuentas se procede al registro del informe contable, lo que se traduce en el depósito de la información que forma parte del mismo.
La obligación de registro se cumple mediante la presentación del IES (Información Empresarial Simplificada), cumpliéndose así con las obligaciones de presentación de la declaración anual de información contable y fiscal a la Autoridad Tributaria, la rendición de cuentas al Registro Mercantil, además de la rendición de información a efectos estadísticos al INE, al Banco de Portugal y a la Dirección General de Actividades Económicas.
El registro contable incluirá:
– Acta de aprobación de las cuentas del ejercicio y de aplicación de resultados.
– balance general, cuenta de resultados y anexo al balance general y cuenta de resultados
– demostración de resultados
– estado de cambios en el patrimonio neto
– estado de flujo de efectivo
– adjunta a los estados financieros, la certificación legal de las cuentas (si corresponde)
– la opinión del órgano de control, en su caso.
Los plazos legales establecidos para la presentación del registro de las cuentas anuales, que en el caso de las sociedades anónimas (unipersonales o no), deberán realizarse antes del día 15 del séptimo mes siguiente a la fecha de cierre del ejercicio social, coincidiendo por regla general con el final del año natural, por lo que las cuentas anuales deberán estar registradas antes del 15 de julio.
El incumplimiento de los plazos establecidos podrá dar lugar a multas y otras sanciones económicas y otras consecuencias legales, incluida la imposibilidad de distribuir dividendos a los accionistas/socios o de realizar los registros ante la Junta Mercantil competente.
